We have 1 job opening for:  

Deeltijd assistent office manager voor een klein adviesbureau

VHK is op zoek naar een efficiënte assistent om de office manager te helpen met administratieve taken.

VHK is een particulier bedrijf dat is gespecialiseerd in technisch beleidsonderzoek op het gebied van energie-efficiëntie van producten voor een internationale klantenkring. Door een toenemende projectportfolio en groei van het bedrijf zijn we op zoek naar een assistent Office Manager die gestructureerd en systematisch te werk gaat.

Wat ga je doen?

Je assisteert en werkt nauw samen met de Office Manager in ons kantoor in Delft. Hieronder vallen taken met betrekking tot bedrijfsfinanciën, HR, juridische zaken, dagelijks kantoorbeheer en het bijhouden van projectdeadlines en betalingen. Het betreft een deeltijdfunctie van circa 16 uur per week en het werk zal voornamelijk op kantoor in Delft worden uitgevoerd, maar hybride werken is tot op zekere hoogte mogelijk.

Jouw taken zullen zijn:

• Aanmaken van documenten en klaarzetten van relevante informatie voor accountants en de bank met betrekking tot salaris- en factuurbetalingen en personeelskosten.
• Verzamelen en archiveren van documentatie met betrekking tot bedrijfsactiviteiten en -projecten, bijv. contracten van werknemers en klanten.
• Boeken van vergaderingen, zorgen voor urenregistraties van medewerkers, maandelijkse rapportages opstellen voor board meetings, het personeelshandboek bijwerken.
• Opstellen van facturen, bijhouden van projectdeadlines en rapporten, inclusief de vereiste juridische documenten, opstellen van contracten met klanten en onderaannemers.
• Beheer van de e-mail inbox van het kantoor.
• Praktische taken zoals het bestellen van kantoorartikelen, boodschappen voor de lunch, het doornemen en versturen van post en andere ad hoc taken.

Wie ben je?

Je hebt een opleiding in, of relevante praktijkervaring met administratie, bestuur, economie, recht of vergelijkbaar.

Je vaardigheden omvatten:

• Administratief kantoorwerk inclusief communicatie met banken, accountants en andere belangrijke partners.
• Je bent gestructureerd, goed georganiseerd en gaat systematisch te werk.
• Je kunt plannen en anticiperen op welke taken het belangrijkst zijn om aan te pakken.
• Je staat open voor het uitvoeren van verschillende soorten taken, waaronder ad hoc taken die nodig zijn voor het runnen van een bedrijf.
• Je bent vaardig in Microsoft Office.
• Je hebt een goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

We verwachten niet dat je alle vakjes aanvinkt. In plaats daarvan waarderen we een nieuwsgierige instelling en de bereidheid om te leren.

Wie zijn wij?

VHK is een adviesbureau gespecialiseerd in het werken met Ecodesign en Energy Labelling regelgeving voor de Europese Commissie. We bestaan uit 7 medewerkers, waaronder één in onze Belgische vestiging (Brussel), en hebben allemaal een technische achtergrond zoals engineering of industrieel ontwerp. Sinds kort zijn we een volledige dochteronderneming van het Deense adviesbureau Viegand Maagøe, gespecialiseerd in de groene transitie, en we werken nauw samen met onze Deense collega's. Meer informatie over ons vindt je op onze website.

Ben jij de juiste persoon?

Stuur dan je cv en sollicitatie naar .

Als je vragen hebt over de functie, neem dan gerust contact op met Technisch Coördinator Pepijn Wesselman via of .

We onderhandelen individueel en op basis van kwalificaties over salaris en arbeidsvoorwaarden. We moedigen alle gekwalificeerde sollicitanten aan om te solliciteren, ongeacht geslacht, religie, land van herkomst of etniciteit.

De deadline om te reageren is 1 september 2024, maar aangezien we doorlopend interviews houden raden we je aan om zo snel mogelijk te solliciteren. We kijken uit naar je sollicitatie!

———

English:

Part-time assistant office manager for a small consulting company

VHK is looking for an efficient and well-organised assistant to help the office manager with administrative tasks.

VHK is a small company that is highly specialised in policy development for sustainable products for the European Commission. Because of an increasing project portfolio and growth of the company, we need an Assistant Office Manager who works structured and systematically.

What will be your role?

You will assist and work closely with the Office Manager in the Delft office in all her work areas including tasks related to company finance, HR, legal, daily office management, and keeping track of project deadlines and payments. The position is a part-time position of approximately 16 hours/week, and the work will primarily be carried out at the office in Delft, but hybrid work is possible to some extent.

Your tasks will be:

• Prepare documents and relevant information for accountants and the bank related to salary and invoice payments and employee expenses, and monitor the office mail inbox.
• Collect and archive documentation related to company activities and projects, e.g. employee and client contracts, and office subscriptions.
• Book meetings, ensure hour registrations of employees, prepare monthly reports for board meetings, update the personnel handbook.
• Draft invoices, keep track of project deadlines and deliverables including required legal documents, draft contracts with clients and subcontractors.
• Practical tasks such as ordering office supplies, groceries for lunch, going through and sending mail, and other ad hoc tasks.

Who are you?

You have an educational background with an education or relevant practical experience in administration, economy, law or similar.

Your competencies cover:

• Administrative office work including communication with bank, accountants, and other important partners.
• You are structured, well-organised and good at keeping systems.
• You can plan for and anticipate which tasks are most important to handle.
• You are open to doing different types of tasks including ad hoc tasks that are necessary for running a company.
• Flexible with time, proficient in Microsoft Office, fluent in English and Dutch.

We don’t expect you to tick off all the boxes. Instead, we appreciate a curious mindset and a willingness to learn.

Who are we?

VHK is a consultancy firm specialised in working with Ecodesign and Energy labelling regulations for the European Commission. We are 7 employees in the company, including one in our Belgian branch (Brussels), all with a technical background such as engineering or industrial design. We recently became a full subsidiary of the Danish consultancy Viegand Maagøe, specialising in the green transition, and we work closely with our Danish colleagues. You can find more information about us on our website.

Are you the right fit?

Then, send your CV and application to us at .

If you have any questions about the position, feel free to contact Technical Coordinator Pepijn Wesselman at or .

We negotiate salary and terms of employment individually and based on qualifications. We encourage all qualified applicants to apply regardless of gender, religion, country of origin or ethnicity.

The application deadline is September 1st 2024, but as we’ll be having ongoing interviews, we encourage you to send your application as soon as possible.

We look forward to hearing from you!